Pastaruosius keletą metų Lietuva išgyvena tikrą verslo centrų statybų bumą. Deja, retas šiuolaikinis biuras yra įrengtas, atsižvelgiant į kintančius laikmečio darbo įpročius bei tendencijas. Pavyzdžiui, dalis kompanijų vadovų vis dar nustemba išgirdę, jog stacionarias darbo vietas galima sukurti tik 60 proc. jų darbuotojų ir taip gerokai sumažinti biuro išlaikymui skirtas išlaidas. Natūraliai kyla klausimas: o kur dirbs likę 30 – 40 proc.?

Dažnai įsigilinus į kompanijų poreikius, išanalizavus veiklos specifiką paaiškėja, kad vidutiniškai apie 15 proc. suplanuotų stacionarių darbo vietų įrenginėti paprasčiausiai nebūtina.

Įvairūs tyrimai rodo, kad daugiau kaip trečdalio darbuotojų net ir darbo metu įvairiu laiku gali fiziškai nebūti biure dėl pačių įvairiausių priežasčių – jie yra išvykę pas klientus, atostogauja, serga, galiausiai, dienos užduotis būna susiplanavę taip, kad joms atlikti labiau tiks poilsio zona.

Be to, šiandien vis daugiau laisvės organizuoti ir planuoti savo darbus paliekama patiems darbuotojams. Populiarėja bendradarbiavimas su laisvai samdomais darbuotojais, kuriems nereikalingos nuolatinės darbo vietos.

Dėl šių ir daugybės kitų priežasčių, susijusių su IT plėtra, globaliu bendradarbiavimu, planuodamos biurus kompanijos susiduria su nemažais iššūkiais: kaip numatyti optimalų darbo vietų skaičių? Biuro erdvės turi būti atviros ar uždaros?

Galiausiai, kaip sukurti tokią erdvę, kad po kelių metų įvykus sparčiai kompanijos plėtrai nereiktų biuro drastiškai pertvarkyti ar apskritai išsikraustyti ir dėl to patirti neplanuotų išlaidų?

Aišku tik viena – šiuolaikiniame biure jau neužtenka tiesiog įrengti stacionarias standartines darbo vietas, stilingas poilsio zonas, pasitarimo kambarius, dar žaidimų kambarį ir virtuvėlę.

Todėl kalbėdami apie revoliucingą  penktosios kartos (arba dar kitaip vadinamą „Office 5.0“) biurų koncepciją pirmiausia akcentuojame lanksčią ir dinamišką bendradarbiavimo, susitikimų, komandinio darbo erdvę, kurioje dauguma darbuotojų neturi nuolatinių vietų, o darbo organizavimo ir planavimo procesus, biuro eksploatacinius kaštus „prižiūri“ IT sistemos ir išmanios programėlės.

Penktosios kartos biuruose jau atsisakoma kai kurių įprastinių biuro baldų, tarkim, dokumentų spintų. Milžiniški informacijos kiekiai perkeliami į skaitmeninę erdvę, „debesis“, o didžiausios investicijos skiriamos itin ergonomiškoms kėdėms, daugiafunkciniams baldams ir reguliuojamo aukščio stalams.

Reguliuojamo aukščio stalai iki šiol buvo vertinami dėl ergonomikos, tačiau šie baldai sparčiai evoliucionuoja, kadangi į juos jau diegiamos ir išmanios programėlės, padedančios reguliuoti darbo procesus biuruose ir gerokai praplečiančios pačių baldų galimybes.

Kad tokios biuro baldų tendencijos įsivyraus pasaulyje artimiausiu metu, patvirtina ir nemažo susidomėjimo tarptautinėje rinkoje sulaukęs stalas su „TableAir“ išmania programėle ir integruotais jutikliais, kurie stovi ir mūsų kompanijos biure. Naudodami šią programėlę darbuotojai ne tik gali reguliuoti stalviršio aukštį ar iš anksto nustatyti priminimus, bet ir savo išmaniais įrenginiais rezervuoti darbo vietą konkrečiam laikui net ir nebūdami biure.

Lietuvoje „Office 5.0“ biuro koncepcijai, ko gero, artimiausias „DNB“ banko biuras „Quadrum“ verslo centre Vilniuje. Nors IT technologijos darbo organizavimo procesuose čia dar nedominuoja, šiame atviro išplanavimo biure nėra fiksuotų darbo vietų, darbuotojai savo nešiojamus kompiuterius laiko specialiose daiktadėžėse, gali pasirinkti skirtingas darbo vietas pagal dienos užduotis.

Vis dėlto biuro evoliuciją lemia ne tik spartus inovacijų šuolis, bet ir kompanijų vadovų požiūris. Labai svarbu, kad jie būtų atviri, pasiruošę keisti savo įprastinius įpročius, nebūtų inertiški ir kompanijoje pasiryžtų išbandyti efektyvias priemones.

Natūralu, kad naujoves darbuotojai pradžioje gali vertinti nepatikliai ir kritiškai, tačiau paprastai jau po poros mėnesių jie pripažįsta, kad dauguma pokyčių pasiteisino. Juk šiuolaikinio biuro paskirtis – lanksti, kūrybiška aplinka, kurioje kiekvienam norėtųsi ne tik dirbti, bet ir būti.

Justas Motiejūnas yra kompanijos „Ergolain“ vadovas.